Офис-менеджер/Серкретарь

Работодатель: АйПиСетАп


Обязанности:

- Работа с входящей и исходящей документацией. Прием документов на подпись руководителям, проверка правильности их оформления.

- Делопроизводство: подготовка писем, служебных записок, приказов, актов, положений и прочей организационно-распорядительной документации предприятия.

- Контроль за согласованием документации.

- Оформление пропусков на гостей. Заказ пропусков на новых сотрудников. Встреча и сопровождение посетителей. Чай/кофе.

- Заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, инвентаря, чая, кофе, питьевой воды для офиса.

- Закупка мебели, техники и иное, необходимое для офиса.

- Копирование, сканирование, рассылка документов электронной почтой, почтой России, курьером.

- Прием и перераспределение телефонных звонков, работа с мини-АТС.

- Контроль оплаты счетов.

- Установка контакта с эксплуатационными службами, коммунальными организациями.

- Составление смет на материально-техническое обеспечение офиса.

- Взаимодействие с арендодателями офиса и решение всех возникающих вопросов.

- Контроль работы клининговой компании.

- Полная travel- поддержка ( Россия, Европа). Авиа, жд билеты, визовая поддержка, поиск и бронирование гостиниц.

  • помощь в кадровых делах (в связи отсутствия Кадровика);
  • подготовка пакета документа для оформления;
  • проведение первичных интервью с секретарями, курьерами и т.п.

- Активное взаимодействие с бухгалтерией и финансовым отделом по вопросам:

  • подготовки и сбора документов;
  • подготовка заявок на оплату;
  • подготовка платежных поручений в 1С и т.п.
  • заключение договоров аренды;
  • помощь в подготовке юридических документов и иное.

- Активное взаимодействие с тендерным отделом:

  • помощь в подготовке тендерной документации.

Условия:

- Полный рабочий день

- Оформление отпусков, больничных и пр. по ТК

- Работа на территории работодателя

Компания: АйПиСетАп

Откликнуться на вакансию

18 апреля 2017